Tapahtumien luominen ja muokkaus

Alusta: 🖥️📱 Työpöytä ja mobiili

Katso myös: Sarjat, radat ja kartat, Ilmoittautumiset

Milloin tarvitset tätä

Olet perustamassa uutta kilpailua, harjoitusta tai monipäiväistä tapahtumaa ja sinun täytyy määrittää sen perustiedot — nimi, päivämäärät, tyyppi ja sijainti. Palaat tälle sivulle myös silloin, kun haluat muuttaa olemassa olevan tapahtuman asetuksia, lisätä osakilpailuja moniosaiseen tapahtumaan tai määrittää ilmoittautumisen ja lähtölistojen toimintaa.

Uuden tapahtuman aloittaminen

Olet päättänyt järjestää tapahtuman ja haluat luoda sen järjestelmään. Klikkaa +-painiketta tapahtumalistasivulla aloittaaksesi. Valitset kahden tapahtumarakenteen väliltä:

  • Yksiosainen tapahtuma — Yksittäinen tapahtuma, kuten yhden päivän kilpailu tai harjoitus.
  • Moniosainen tapahtuma — Tapahtuma, jossa on useita osakilpailuja, kuten 3-päiväinen suunnistuskilpailu, jossa jokaisella osakilpailulla on omat ratansa ja tuloksensa mutta sarjat ja ilmoittautuminen jaetaan ylätasolla.

Vinkki: Jos olet epävarma, aloita yksiosaisella tapahtumalla. Useimmat harjoitukset ja yhden päivän kilpailut ovat yksiosaisia. Jos tarvitset useita osakilpailuja, luo moniosainen tapahtuma alusta alkaen.

Tapahtuman tietojen määrittäminen

Olet luonut tapahtuman ja näet nyt tapahtumalomakkeen. Tähän syöttämäsi tiedot määrittävät, miten tapahtuma näkyy osallistujille ilmoittautumislomakkeella ja tuloksissa, sekä mitkä ominaisuudet ovat käytettävissä ajanotossa.

Tapahtuman tiedot

  • Tapahtumasarja — Voit halutessasi liittää tapahtuman tapahtumasarjaan, jolloin toisiinsa liittyvät tapahtumat ryhmittyvät yhteen (esim. viikoittainen harjoitussarja tai mestaruussarja). Voit myös luoda uuden tapahtumasarjan suoraan pudotusvalikosta — katso Tapahtumien järjestäminen sarjaksi alla. Käytät tätä, kun järjestät toistuvia tapahtumia ja haluat osallistujien löytävän ne ryhmiteltynä.
  • Tapahtuman nimi — Osallistujille näytettävä nimi ilmoittautumislomakkeella, lähtölistoissa ja tuloksissa.
  • Tapahtuma alkaa / Tapahtuma päättyy — Tapahtuman alkamis- ja päättymispäivä ja -aika. Nämä päivämäärät määrittävät, milloin tapahtuma näkyy aikajärjestetyissä listoissa ja auttavat osallistujia tietämään, milloin saapua paikalle.
  • Aikavyöhyke — Tapahtuman aikavyöhyke. Käytä hakutoiminnolla varustettua pudotusvalikkoa löytääksesi oikean aikavyöhykkeen. Muutat tätä, kun järjestät tapahtuman eri aikavyöhykkeellä kuin tavallisesti.
  • Tapahtuman tyyppi — Määrittää hinnoittelun ja luokittelun:
    • Harjoitus (ilmainen) — Ilmainen harjoitustapahtuma
    • Kilpailu — Kilpailutapahtuma
    • Kunto / maksullinen harjoitus — Kunto- tai maksullinen harjoitustapahtuma
  • Laji — Valitse: Suunnistus, Juoksu, Multisport, Hiihto tai Triathlon. Lajivalinta vaikuttaa tapahtumassa käytettävissä oleviin ominaisuuksiin — esimerkiksi suunnistustapahtumissa on rastikohtainen ajanotto, kun taas juoksutapahtumissa keskitytään väliaikapisteisiin.
  • Luokitus — Valitse: Yksityinen, Paikallinen, Alueellinen, Kansallinen, Kansainvälinen tai Virtuaalinen. Tämä auttaa osallistujia ymmärtämään tapahtuman tason. Muutat tätä oletuksesta, kun järjestät virallisen kilpailun, joka tarvitsee tietyn luokituksen liiton raportointia varten.
  • Kilpailumuoto — Valitse:
    • Henkilökohtainen — Jokainen osallistuja kilpailee yksin
    • Viesti — Joukkueet kilpailevat useilla osuuksilla
  • Yksinkertaistettu tapahtumatila — Kun käytössä, sarjoja ja ratoja hallitaan yhdessä yhtenä kokonaisuutena, mikä vähentää määritysvaiheita. Käytettävissä ei-kilpailu-tyyppisille henkilökohtaisille tapahtumille. Käytä tätä epävirallisissa harjoituksissa, joissa et tarvitse erillisiä sarja- ja ratamäärityksiä — esimerkiksi harjoituksessa, jossa kaikki juoksevat saman radan.

Vinkki: Tapahtuman tyyppi, laji ja kilpailumuoto vaikuttavat siihen, mitä näet järjestelmän muissa osissa. Esimerkiksi "Viesti"-valinta avaa osuusmääritykset, ja lajivalinta määrittää mitkä ajanoton ominaisuudet näkyvät mobiilissa. Aseta nämä oikein alusta alkaen, jotta vältyt uudelleenmäärityksiltä myöhemmin.

Tapahtuman sijainnin asettaminen

Lomakkeen oikealla puolella voit asettaa tapahtuman kartalle, jotta osallistujat tietävät minne tulla.

  • Klikkaa karttaa asettaaksesi merkin tapahtuman sijaintiin. Osoite täytetään automaattisesti kartan sijainnin perusteella.
  • Voit myös kirjoittaa osoitteen manuaalisesti Osoite-kenttään.

Sijainti näkyy ilmoittautumissivulla ja auttaa osallistujia löytämään tapahtumapaikan.

Tapahtumien järjestäminen sarjaksi

Järjestät sarjan toisiinsa liittyviä tapahtumia — viikoittaisia harjoituksia, mestaruussarjan tai monikierroksisen cupin — ja haluat ne ryhmiteltynä yhteen, jotta osallistujat löytävät ne helposti.

Uuden tapahtumasarjan luominen:

  1. Klikkaa tapahtumalomakkeessa Tapahtumasarja-pudotusvalikkoa
  2. Valitse Uusi tapahtumasarja
  3. Syötä Tapahtumasarjan nimi
  4. Klikkaa Luo tapahtumasarja

Voit liittää minkä tahansa tapahtuman olemassa olevaan tapahtumasarjaan samasta pudotusvalikosta. Sarjaan kuuluvat tapahtumat näkyvät ryhmiteltynä osallistujille näkyvissä näkymissä.

Henkilökohtaisen ja viestin välillä valitseminen

Kilpailumuoto-asetus muuttaa perustavanlaatuisesti tapahtuman määritystapaa ja ajanoton toimintaa. Valitse tämä huolellisesti ennen sarjojen ja ratojen määrittämistä.

  • Henkilökohtaisissa tapahtumissa osallistujat kilpailevat yksin. Jokaisella osallistujalla on lähtöaika, hän juoksee radan ja saa henkilökohtaisen tuloksen. Tämä on yleisin asetus suunnistuskilpailuille ja harjoituksille.
  • Viesti-tapahtumissa joukkueet kilpailevat useilla osuuksilla. Jokainen joukkueen jäsen juoksee yhden osuuden. Kun valitset viestin, voit määrittää osuuksien määrän sarjaa kohden ja liittää radat jokaiselle osuudelle erikseen. Yksinkertaistettu tapahtumatila ei ole käytettävissä viestille.

Lisätietoja viestiosuuksien ja alaosuuksien toiminnasta, mukaan lukien ajanlaskennan ja vaihdon säännöt, löydät sivulta Viestiosuudet ja alaosuudet.

Vinkki: Kun olet lisännyt osallistujia ja aloittanut ajanotton, henkilökohtaisen ja viestin välillä vaihtaminen vaatii merkittävää uudelleenmääritystä. Päätä kilpailumuoto ennen kuin määrität sarjat ja avaat ilmoittautumisen.

Moniosaisen tapahtuman perustaminen

Järjestät kilpailun, joka kattaa useita päiviä tai kierroksia — kuten 3-päiväisen suunnistustapahtuman, jossa jokaisella päivällä on eri radat mutta osallistujat keräävät tuloksia kaikista osakilpailuista.

Moniosainen tapahtuma on ylätason tapahtuma, joka sisältää useita osakilpailuja. Jokaisella osakilpailulla on omat ratansa, tuloksensa ja ajanottonsa, mutta ne jakavat sarjat ja ilmoittautumisasetukset ylätasolla.

Osakilpailujen luominen

Kun valitset Moniosainen tapahtuma, tapahtumalomake sisältää kaiken yksiosaisen tapahtuman tiedoista sekä Osakilpailut-osion.

Klikkaa Lisää osakilpailu luodaksesi uuden osakilpailun. Jokaisella osakilpailulla on oma nimi ja päivämäärät, ja sen voi avata erillisessä muokkausikkunassa klikkaamalla osakilpailun nimeä. Osakilpailut perivät ylätason tapahtuman aikavyöhykkeen, tapahtumatyypin, lajin ja luokituksen.

Sarjojen hallinta osakilpailujen välillä

Ylätasolla määritellyt sarjat jaetaan kaikkien osakilpailujen kesken. Osakilpailua muokatessa jokainen osakilpailun sarja voidaan linkittää ylätason sarjaan. Tämä linkitys:

  • Pitää sarjojen järjestyksen yhtenäisenä osakilpailujen välillä — ylätason tapahtuman sarjajärjestys määrittää kaikkien osakilpailujen järjestyksen
  • Mahdollistaa yhteistulosten laskennan kaikkien osakilpailujen yli

Ylätasolla määrittelemäsi sarjat näkyvät ilmoittautumislomakkeella ja määrittävät, miten tulokset ryhmitellään koko moniosaisen tapahtuman osalta.

Huom: Moniosaisen tapahtuman sarjajärjestyksen muuttamiseksi järjestä sarjat uudelleen ylätason tapahtumassa. Osakilpailujen sarjat perivät tämän järjestyksen automaattisesti.

Yhteistulosten laskeminen

Ota käyttöön Yhteistulokset-valinta ylätason tapahtumassa laskeaksesi yhdistetyt tulokset kaikkien osakilpailujen yli. Yhteiskilpailun tulokset yhdistävät ajat jokaisesta osakilpailusta kullekin osallistujalle käyttäen ylätason sarjalinkitystä tulosten yhdistämiseen osakilpailujen välillä.

Radat moniosaisissa tapahtumissa

Toisin kuin sarjat, radat ovat osakilpailukohtaisia. Jokaisella osakilpailulla on omat ratansa, koska fyysiset reitit tyypillisesti eroavat osakilpailujen välillä. Määrität radat erikseen jokaiselle osakilpailulle avaamalla osakilpailun muokkausnäkymän.

Ilmoittautumisen ja lähtölistojen määrittäminen

Olet määrittänyt tapahtuman perustiedot ja sinun täytyy nyt hallita, miten osallistujat ilmoittautuvat ja milloin lähtölistat tulevat näkyviin. Tapahtuman muokkausnäkymässä on Ilmoittautuminen ja lähtölistat -osio näitä asetuksia varten.

Tässä määrittämäsi asetukset vaikuttavat suoraan osallistujille näkyvään julkiseen ilmoittautumislomakkeeseen ja siihen, milloin tiedot tulevat heidän nähtävilleen. Katso Ilmoittautumiset ja lähtölistat koko osallistujahallinnan työnkulusta.

Ilmoittautumislomakkeen kenttien valitseminen

Ilmoittautumislomakkeen asetuksilla voit määrittää, mitkä kentät näkyvät ja ovat pakollisia verkkoilmoittautumislomakkeella. Jokaiselle kentälle voit valita:

  • Näytä lomakkeella — Näkyykö kenttä ilmoittautumislomakkeella
  • Pakollinen tieto — Onko kenttä pakollinen ennen lomakkeen lähettämistä

Käytettävissä olevat kentät: sähköposti, puhelinnumero, seura, sarja, rata, kortin numero, syntymävuosi, lisenssinumero, IOF ID, kansalaisuus, sukupuoli, lisätiedot ja lainakortti.

Vinkki: Vaadi vain kenttiä, joita todella tarvitset. Harjoitustapahtumassa riittää usein nimi ja sarja, kun taas kansallisessa mestaruuskilpailussa tarvitaan seura, lisenssinumero ja kortin numero. Mitä vähemmän pakollisia kenttiä, sitä nopeampi ilmoittautuminen osallistujille.

Ilmoittautumis- ja julkaisupäivämäärien asettaminen

Nämä päivämäärät ohjaavat, milloin osallistujat voivat ilmoittautua ja milloin he näkevät lähtöaikansa:

  • Ilmoittautuminen aukeaa — Päivämäärä, jolloin verkkoilmoittautuminen avautuu. Osallistujat eivät voi ilmoittautua ennen tätä päivämäärää.
  • Ilmoittautuminen sulkeutuu — Päivämäärä, jolloin verkkoilmoittautuminen sulkeutuu. Tämän jälkeen voit silti lisätä osallistujia manuaalisesti.
  • Lähtölistat julkaistaan — Päivämäärä, jolloin lähtölistat tulevat osallistujien nähtäville. Tähän asti osallistujat näkevät olevansa ilmoittautuneita, mutta eivät lähtöaikaansa. Aseta tämä ajankohtaan, jolloin olet viimeistellyt lähtölistan — tyypillisesti tapahtumaa edeltävänä iltana tai tapahtumapäivän aamuna.
  • Maksimi osallistujamäärä — Suurin sallittu ilmoittautuneiden määrä. Ilmoittautuminen sulkeutuu automaattisesti, kun tämä raja saavutetaan. Jätä tyhjäksi rajattomalle ilmoittautumiselle.
  • Pienin ilmoittautumisen yhteydessä automaattisesti generoituva kilpailunumero — Pienin kilpailunumero, joka annetaan automaattisesti osallistujalle ilmoittautumislomakkeen kautta ilmoittautuessa. Muutat tätä, kun haluat kilpailunumeroiden alkavan tietystä numerosta (esim. 101 eikä 1).
  • Suurin ilmoittautumisen yhteydessä automaattisesti generoituva kilpailunumero — Suurin kilpailunumero, joka annetaan automaattisesti. Ilmoittautuessa osallistuja saa seuraavan vapaan kilpailunumeron tältä väliltä. Aseta tämä estämään kilpailunumeroiden ylittämästä fyysisesti käytettävissä olevaa määrää.

Ilmoittautumislomakkeen jakaminen ja esikatselu

Kun olet määrittänyt ilmoittautumislomakkeen, voit jakaa sen osallistujille:

  • Kopioi ilmoittautumislomakkeen linkki — Kopioi julkisen ilmoittautumislomakkeen URL-osoitteen leikepöydälle jakamista varten sähköpostilla, sosiaalisessa mediassa tai seuran verkkosivuilla.
  • Näytä ilmoittautumislomake — Avaa esikatselun ilmoittautumislomakkeesta sellaisena kuin osallistujat sen näkevät. Käytä tätä varmistaaksesi, että kenttämäärityksesi näyttävät oikeilta ennen linkin jakamista.

Osallistujien hallinta ja lähtölistat

Osallistujien hallinta, lähtöaikojen arpominen ja lähtölistojen muokkaus tehdään osallistujatietonäkymässä. Katso Ilmoittautumiset ja lähtölistat lisätietoja osallistujien lisäämisestä, lähtöaikojen arpomisesta ja lähtölistojen julkaisemisesta.

Muutosten tallentaminen

Kun olet tehnyt muutoksia tapahtumaan, klikkaa Tallenna tallentaaksesi muutokset. Tallennuspainike näkyy aina kun tallentamattomia muutoksia on. Muutoksesi synkronoidaan palvelimelle ja ovat välittömästi muiden samaa tapahtumaa muokkaavien järjestäjien nähtävissä.

Käytännössä: Viikonlopun suunnistuskilpailun luominen

Olet järjestämässä paikallista suunnistuskilpailua ensi lauantaiksi. Näin perustat tapahtuman alusta loppuun.

  1. Klikkaa tapahtumalistassa + ja valitse Yksiosainen tapahtuma
  2. Syötä tapahtuman nimi — "Syyssprint" — ja aseta päivämäärä ja aika lauantaiaamulle
  3. Aseta aikavyöhyke paikalliseksi ja valitse Kilpailu tapahtumatyypiksi
  4. Valitse Suunnistus lajiksi ja Paikallinen luokitukseksi
  5. Pidä Henkilökohtainen kilpailumuotona — tämä on tavallinen henkilökohtainen kilpailu
  6. Klikkaa karttaa asettaaksesi merkin tapahtumapaikalle, jotta osallistujat löytävät perille
  7. Liitä tapahtuma halutessasi seurasi tapahtumasarjaan, jos järjestätte säännöllisiä kilpailuja
  8. Ilmoittautuminen ja lähtölistat -osiossa määritä ilmoittautumislomake — näytä sarja-, seura- ja kortin numero -kentät ja tee sarjasta pakollinen
  9. Aseta ilmoittautumisen avauspäivä tähän päivään ja sulkeutumispäivä perjantai-iltaan
  10. Aseta lähtölistojen julkaisupäivä perjantai-iltaan (kun olet arponut lähtöajat)
  11. Aseta kilpailunumeroväli (esim. 1–200) vastaamaan käytettävissä olevia kilpailunumeroita
  12. Klikkaa Tallenna luodaksesi tapahtuman

Seuraavaksi siirry sivulle Sarjat, radat ja kartat määrittämään sarjat (H21, D21, H16 jne.) ja liittämään radat niihin. Jaa sitten ilmoittautumislomakkeen linkki seurallesi ja sosiaaliseen mediaan. Kun ilmoittautumisia tulee, voit seurata niitä osallistujatietonäkymässä ja arpoa lähtöajat ilmoittautumisen sulkeuduttua.