Skapa och redigera evenemang
Plattform: 🖥️📱 Skrivbord och mobil
Se även: Klasser, banor och kartor, Anmälningar
När du behöver detta
Du ska sätta upp en ny tävling, träning eller ett flerdagarsevenemang och behöver ange grunduppgifterna — namn, datum, typ och plats. Du kommer också tillbaka hit när du behöver ändra inställningar för ett befintligt evenemang, lägga till etapper i ett flerstegsevenemang, eller konfigurera hur anmälan och startlistor fungerar.
Starta ett nytt evenemang
Du har bestämt dig för att arrangera ett evenemang och behöver få in det i systemet. Klicka på +-knappen på evenemangslistsidan för att börja. Du väljer mellan två evenemangsstrukturer:
- Enstegsevenemang — Ett fristående evenemang, till exempel en endagstävling eller en träning.
- Flerstegsevenemang — Ett evenemang med flera etapper, till exempel en 3-dagars orienteringstävling där varje etapp har egna banor och resultat men delar klasser och anmälningar på överordnad nivå.
Tips: Om du är osäker, börja med ett enstegsevenemang. De flesta träningar och endagstävlingar är enstegsevenemang. Om du behöver flera etapper, skapa ett flerstegsevenemang från början.
Ange evenemangsuppgifter
Du har skapat evenemanget och ser nu evenemangsformuläret. Informationen du anger här bestämmer hur evenemanget visas för deltagare på anmälningsformuläret och i resultat, samt vilka funktioner som är tillgängliga under tidtagningen.
Evenemangsinformation
- Evenemangsserie — Tilldela eventuellt evenemanget till en evenemangsserie för att gruppera relaterade evenemang (t.ex. en serie veckoträningar eller en mästerskapsserie). Du kan också skapa en ny evenemangsserie direkt från rullgardinsmenyn — se Organisera evenemang i en serie nedan. Använd detta när du arrangerar återkommande evenemang och vill att deltagare ska hitta dem samlade.
- Evenemangsnamn — Namnet som visas för deltagare på anmälningsformuläret, startlistor och resultat.
- Evenemang börjar / Evenemang slutar — Start- och slutdatum och tid för evenemanget. Dessa datum bestämmer när evenemanget visas i kronologiska listor och hjälper deltagare att veta när de ska dyka upp.
- Tidszon — Tidszonen för evenemanget. Använd den sökbara rullgardinsmenyn för att hitta din tidszon. Ändra detta när du arrangerar ett evenemang i en annan tidszon än din vanliga plats.
- Evenemangstyp — Bestämmer prissättning och kategorisering:
- Träning (gratis) — Ett gratis träningsevenemang
- Tävling — Ett tävlingsevenemang
- Motion / betald träning — Ett motions- eller betalt träningsevenemang
- Sport — Välj bland: Orientering, Löpning, Multisport, Skidåkning eller Triathlon. Sportvalet påverkar vilka funktioner som är tillgängliga i evenemanget — till exempel får orienteringsevenemang kontrollbaserade tidtagningsfunktioner medan löpevenemang fokuserar på kontrollpunktstidtagning.
- Klassificering — Välj bland: Privat, Lokal, Regional, Nationell, Internationell eller Virtuell. Detta hjälper deltagare att förstå evenemangets nivå. Ändra detta från standardvärdet när du arrangerar en officiell tävling som behöver en specifik klassificering för förbundsrapportering.
- Tävlingstyp — Välj mellan:
- Individuell — Varje deltagare tävlar ensam
- Stafett — Lag tävlar med flera sträckor
- Förenklat evenemangsläge — När aktiverat hanteras klasser och banor tillsammans som ett enda koncept, vilket minskar konfigurationsstegen. Tillgängligt för icke-tävlings individuella evenemang. Använd detta för informella träningar där du inte behöver separata klass- och bandefinitioner — till exempel en träning där alla springer samma bana.
Tips: Evenemangstyp, sport och tävlingstyp påverkar vad du ser i andra delar av systemet. Till exempel låser valet "Stafett" upp sträckkonfiguration, och sportvalet bestämmer vilka tidtagningsfunktioner som visas på mobilen. Ställ in dessa korrekt från början för att slippa konfigurera om senare.
Ange evenemangsplats
På höger sida av formuläret kan du placera ditt evenemang på kartan så att deltagare vet var de ska ta sig.
- Klicka på kartan för att placera en markör vid evenemangsplatsen. Adressen fylls i automatiskt baserat på kartpositionen.
- Du kan också skriva adressen manuellt i fältet Adress.
Platsen visas på anmälningssidan och hjälper deltagare att hitta evenemangsplatsen.
Organisera evenemang i en serie
Du arrangerar en serie relaterade evenemang — veckoträningar, en mästerskapsserie eller en cup med flera omgångar — och vill att de ska grupperas så att deltagare enkelt hittar dem.
För att skapa en ny evenemangsserie:
- I evenemangsformuläret, klicka på rullgardinsmenyn Evenemangsserie
- Välj Ny evenemangsserie
- Ange Namn på evenemangsserie
- Klicka på Skapa evenemangsserie
Du kan tilldela vilket evenemang som helst till en befintlig evenemangsserie med samma rullgardinsmeny. Evenemang i en serie visas grupperade i deltagarnas vyer.
Välja mellan individuellt och stafett
Inställningen Tävlingstyp ändrar i grunden hur evenemanget konfigureras och hur tidtagningen fungerar. Välj detta noggrant innan du sätter upp klasser och banor.
- Individuella evenemang har deltagare som tävlar på egen hand. Varje deltagare har en starttid, springer en bana och får ett individuellt resultat. Detta är den vanligaste uppsättningen för orienteringstävlingar och träningar.
- Stafett-evenemang har lag med flera sträckor. Varje lagmedlem springer en sträcka. När du väljer Stafett kan du konfigurera antalet sträckor per klass och tilldela banor till varje sträcka separat. Det förenklade evenemangsläget är inte tillgängligt för stafettevenemang.
För detaljer om hur stafettsträckor och delsträckor fungerar, inklusive tidberäkningar och växlingsregler, se Stafettsträckor och delsträckor.
Tips: När du väl har lagt till deltagare och börjat tidtagningen kräver byte mellan Individuell och Stafett omfattande omkonfigurering. Bestäm tävlingstypen innan du sätter upp klasser och öppnar anmälan.
Sätta upp ett flerstegsevenemang
Du arrangerar en tävling som sträcker sig över flera dagar eller omgångar — som en 3-dagars orienteringstävling där varje dag har olika banor men deltagarna samlar resultat över alla etapper.
Ett flerstegsevenemang är ett överordnat evenemang som innehåller flera etapper. Varje etapp är ett fullständigt evenemang med egna banor, resultat och tidtagning, men de delar klasser och anmälningsinställningar på överordnad nivå.
Skapa etapper
När du väljer Flerstegsevenemang innehåller evenemangsformuläret allt från ett enstegsevenemang plus en Etapper-sektion.
Klicka på Lägg till etapp för att skapa en ny etapp. Varje etapp har sitt eget namn och datum, och kan öppnas i ett separat redigeringsfönster genom att klicka på etappnamnet. Etapper ärver det överordnade evenemangets tidszon, evenemangstyp, sport och klassificering.
Hantera klasser mellan etapper
Klasser som definieras på överordnad nivå delas mellan alla etapper. När du redigerar en etapp kan varje etappklass länkas till en överordnad klass. Denna länkning:
- Håller klassordningen konsekvent mellan etapper — det överordnade evenemangets klassordning bestämmer ordningen för alla etapper
- Möjliggör beräkning av totalresultat över alla etapper
Klasserna du definierar på överordnad nivå visas på anmälningsformuläret och bestämmer hur resultat grupperas över hela flerstegstävlingen.
Obs: För att ändra klassordningen i ett flerstegsevenemang, ändra ordningen på klasserna i det överordnade evenemanget. Etappklasserna ärver denna ordning automatiskt.
Beräkna totalresultat
Aktivera kryssrutan Totalresultat på det överordnade evenemanget för att beräkna kombinerade resultat över alla etapper. Total tävling-resultaten kombinerar tider från varje etapp för varje deltagare, med hjälp av den överordnade klasslänkningen för att matcha resultat mellan etapper.
Banor i flerstegsevenemang
Till skillnad från klasser är Banor specifika för varje etapp. Varje etapp har sin egen uppsättning banor, eftersom de fysiska rutterna vanligtvis skiljer sig mellan etapper. Du konfigurerar banor separat för varje etapp genom att öppna etappredigeraren.
Konfigurera anmälan och startlistor
Du har satt upp evenemangets grunduppgifter och behöver nu styra hur deltagare anmäler sig och när startlistor blir synliga. Evenemangsredigeraren innehåller en Anmälan och startlistor-sektion för dessa inställningar.
Inställningarna du konfigurerar här påverkar direkt det publika anmälningsformuläret som deltagare ser, och styr när information blir synlig för dem. Se Anmälningar och startlistor för det fullständiga arbetsflödet för deltagarhantering.
Välja vilka fält som visas på anmälningsformuläret
Inställningarna för anmälningsformuläret låter dig konfigurera vilka fält som är synliga och obligatoriska på onlineanmälningsformuläret. För varje fält kan du växla:
- Visa på formuläret — Om fältet visas på anmälningsformuläret
- Obligatoriskt fält — Om fältet måste fyllas i innan formuläret skickas
Tillgängliga fält inkluderar: e-post, telefonnummer, klubb, klass, bana, bricknummer, födelseår, licensnummer, IOF ID, nationalitet, kön, ytterligare information och hyresbricka.
Tips: Kräv bara fält du faktiskt behöver. En träning kanske bara behöver namn och klass, medan en nationell mästerskapstävling behöver klubb, licensnummer och bricknummer. Färre obligatoriska fält innebär snabbare anmälan för deltagarna.
Ange anmälnings- och publiceringsdatum
Dessa datum styr när deltagare kan anmäla sig och när de kan se sina starttider:
- Registreringen öppnar — Datumet då onlineanmälan blir tillgänglig. Deltagare kan inte anmäla sig före detta datum.
- Registreringen stänger — Datumet då onlineanmälan stänger. Efter detta datum kan du fortfarande lägga till deltagare manuellt.
- Startlistor publicerade — Datumet då startlistor blir synliga för deltagare. Fram till detta datum ser deltagare att de är anmälda men inte sin starttid. Sätt detta till ett datum efter att du har fastställt startlistan — vanligtvis kvällen före eller morgonen på tävlingsdagen.
- Max antal deltagare — Maximalt antal deltagare som kan anmäla sig. Anmälan stängs automatiskt när denna gräns nås. Lämna tomt för obegränsad anmälan.
- Minsta automatiskt genererade startnummer vid registrering — Det minsta startnumret som automatiskt tilldelas deltagare när de anmäler sig via anmälningsformuläret. Ändra detta när du vill att startnummer ska börja från ett specifikt nummer (t.ex. 101 istället för 1).
- Största automatiskt genererade startnummer vid registrering — Det största startnumret som automatiskt tilldelas. När en deltagare anmäler sig får de nästa lediga startnummer inom detta intervall. Sätt detta för att förhindra att startnummer överskrider vad du har fysiskt tillgängligt.
Dela och förhandsgranska anmälningsformuläret
När du har konfigurerat anmälningsformuläret kan du dela det med deltagare:
- Kopiera registreringsformulärets länk — Kopierar den publika anmälningsformulärets URL till urklipp för delning via e-post, sociala medier eller din klubbs webbplats.
- Visa registreringsformulär — Öppnar en förhandsgranskning av anmälningsformuläret som deltagarna ser det. Använd detta för att kontrollera att din fältkonfiguration ser korrekt ut innan du delar länken.
Hantera deltagare och startlistor
Deltagarhantering, generering av starttider och redigering av startlistor görs i deltagarinformationsvyn. Se Anmälningar och startlistor för detaljer om att lägga till deltagare, generera starttider och publicera startlistor.
Spara dina ändringar
När du har gjort ändringar i evenemanget klickar du på Spara för att spara dina ändringar. Spara-knappen visas när det finns osparade ändringar. Dina ändringar synkroniseras till servern och blir omedelbart synliga för andra arrangörer som arbetar med samma evenemang.
Sätta ihop det: Skapa en helgorienteringstävling
Du arrangerar en lokal orienteringstävling nästa lördag. Så här sätter du upp evenemanget från början till slut.
- Från evenemangslistan, klicka på + och välj Enstegsevenemang
- Ange evenemangsnamnet — "Höstsprint" — och sätt datum och tid till lördagsmorgon
- Ställ in tidszonen till din lokala zon och välj Tävling som evenemangstyp
- Välj Orientering som sport och Lokal som klassificering
- Behåll Individuell som tävlingstyp — detta är en vanlig individuell tävling
- Klicka på kartan för att placera en markör vid evenemangsplatsen så att deltagare kan hitta dit
- Tilldela eventuellt evenemanget till din klubbs evenemangsserie om du arrangerar regelbundna tävlingar
- I sektionen Anmälan och startlistor, konfigurera anmälningsformuläret — visa fälten klass, klubb och bricknummer, och gör klass obligatoriskt
- Sätt anmälans öppningsdatum till idag och stängningsdatum till fredag kväll
- Sätt publiceringsdatum för startlistan till fredag kväll (efter att du har dragit starttider)
- Ange startnummerintervall (t.ex. 1–200) som matchar de startnummer du har tillgängliga
- Klicka på Spara för att skapa evenemanget
Härnäst går du till Klasser, banor och kartor för att definiera klasserna (H21, D21, H16 osv.) och tilldela banor till dem. Dela sedan anmälningsformulärets länk med din klubb och på sociala medier. Allt eftersom anmälningar kommer in kan du följa dem i deltagarinformationsvyn och generera starttider när anmälan stänger.