Ilmoittautumiset ja lähtölistat

Alusta: 🖥️📱 Työpöytä ja mobiili

Katso myös: Tapahtumien luominen ja muokkaus, Tulokset, Tuonti ja vienti, Lähtökello

Milloin tarvitset tätä

Olet luonut tapahtuman ja määrittänyt sarjat — nyt sinun täytyy hallita osallistujia. Tällä sivulla lisäät osallistujia käsin, tuot heitä tiedostosta tai IRMAsta, luot lähtöajat, asetat kilpailunumerot ja tulostat lähtölistat. Palaat tälle sivulle tapahtuman elinkaaren aikana useasti: ensin kun ilmoittautuminen avautuu, uudelleen kun arvot lähtöajat ennen tapahtumaa, ja tapahtumapäivänä jos tarvitset viime hetken muutoksia.

Osallistujatietojen avaaminen

Olet avannut tapahtuman ja haluat nähdä ketkä ovat ilmoittautuneet. Avaa osallistujatietonäkymä tapahtuman asetusikkunasta klikkaamalla Osallistujatiedot.

Osallistujatiedot-näkymä näyttää kaikki tapahtumaan ilmoittautuneet osallistujat. Näet jokaisen osallistujan nimen, sarjan, korttinumeron, kilpailunumeron, seuran ja muut tiedot.

Osallistujien hakeminen ja selaaminen

Etsit tiettyä osallistujaa — ehkä joku on saapunut kilpailukeskukseen ja haluaa tarkistaa lähtöaikansa, tai sinun täytyy päivittää korttinumero ennen kilpailun alkua.

Hakutoiminto

Käytä yläosan hakukenttää hakeaksesi osallistujan nimellä, korttinumerolla, seuralla tai kilpailunumerolla. Voit myös painaa CTRL+F kohdentaaksesi hakukenttään.

Info-tila

Paina CTRL+I vaihtaaksesi info-tilan. Info-tilassa työkalupalkin painikkeet piilotetaan ja osallistujan tiedot näytetään yksinkertaistetussa näkymässä. Tämä on hyödyllistä kun haluat selkeän yleiskuvan osallistujatiedoista ilman muokkaustyökaluja.

Osakilpailujen välillä navigointi

Moniosaisissa tapahtumissa yläosassa näkyy välilehdet tapahtumasarjalle ja jokaiselle osakilpailulle. Klikkaa välilehteä vaihtaaksesi osakilpailujen välillä. Voit myös käyttää CTRL+Nuoli oikealle/vasemmalle siirtyäksesi osakilpailujen välillä. Näin voit tarkistaa osallistujatiedot jokaiselle osakilpailulle erikseen — hyödyllistä kun sarjat tai radat vaihtelevat osakilpailujen välillä.

Osallistujien lisääminen käsin

Ilmoittautuminen on sulkeutunut mutta myöhäinen ilmoittautuja saapuu kilpailukeskukseen, tai järjestät pienen harjoitustapahtuman ja lisäät osallistujia paikan päällä.

Klikkaa Lisää osallistuja (tai Lisää joukkue viesti-tapahtumissa) lisätäksesi uuden osallistujan. Voit myös painaa CTRL+N. Täytä osallistujan tiedot ja tallenna.

Vinkki: Viesti-tapahtumissa painike muuttuu muotoon Lisää joukkue — syötät joukkueen nimen ja lisäät sitten yksittäiset jäsenet kullekin osuudelle.

Osallistujien tuonti

Sinulla on osallistujalista toisesta järjestelmästä — ilmoittautumislista liitolta, taulukko seuralta tai tiedot IRMAsta — ja haluat saada ne Navisportiin ilman jokaisen osallistujan käsin syöttämistä.

CSV-tuonti vetämällä ja pudottamalla

Voit tuoda osallistujatietoja vetämällä CSV-tiedoston osallistujatietonäkymään. Tiedostosyöte hyväksyy myös CSV-tiedostoja Tuo osallistujat -painikkeen kautta. Tuonti näyttää yhteenvedon uusista, muuttuneista ja poistuvista osallistujista. Voit valita:

• Tallenna vain uudet ja muuttuneet osallistujatiedot — Säilyttää olemassa olevat osallistujat ja lisää/päivittää tiedostosta. Käytä tätä kun lisäät erän myöhäisiä ilmoittautujia häiritsemättä jo rekisteröityjä osallistujia.
• Tallenna kaikki osallistujatiedot — Korvaa kaikki osallistujatiedot tuodulla tiedostolla (poistuvat osallistujat näytetään). Käytä tätä kun ulkoinen järjestelmä on totuuden lähde ja haluat Navisportin vastaavan sitä täsmälleen.

CSV-tiedosto käyttää käännettyjä sarakeotsikkoja. Järjestelmä tunnistaa sarakkeet otsikon perusteella, joten kaikkia sarakkeita ei tarvitse sisällyttää — vain tarvitsemasi. Esimerkki:

Nimi,Kilpailunumero,Kilpailukortti,Seura,Sarja,Lähtöaika
Matti Meikäläinen,101,12345,OK Metsä,H21,10:00:00
Maija Meikäläinen,102,12346,OK Vuori,D21,10:01:00

Käytettävissä olevat sarakkeet: Nimi, Kilpailunumero, Kilpailukortti, Seura, Sarja, Lähtöaika, Rata, Lisenssinumero, IOF ID, Syntymävuosi, Sähköposti, Puhelinnumero, Vuokrakortti, Maksun tila, Lisätiedot.

Moniosaisissa tapahtumissa osakilpailukohtaiset sarakkeet käyttävät loppuliitettä kuten -1, -2 (esim. Sarja-1, Sarja-2). Viesti-tapahtumissa joukkueen jäsenten sarakkeet käyttävät myös loppuliitteitä.

Tuonti IRMAsta

Klikkaa Tuo osallistujat IRMAsta hakeaksesi osallistujatiedot IRMA-järjestelmästä. Monipäiväisissä tapahtumissa voit valita minkä tahansa IRMAan merkityn tapahtumasarjan tapahtuman — tapahtumasarjan kaikkien päivien osallistujatiedot haetaan valitun tapahtuman tapahtumasarjasta.

Vinkki: Jos käytät IRMAa liittosi tapahtumissa, tuonti IRMAsta on nopein tapa saada täydellinen osallistujalista lisenssinumeroineen ja seuratietoineen valmiiksi täytettynä.

Osallistujien vienti

Haluat jakaa osallistujalistan toiseen järjestelmään, lähettää sen kanssajärjestäjälle tai luoda varmuuskopion ennen muutosten tekemistä.

Klikkaa Vie osallistujat viedäksesi osallistujatiedot tiedostoon.

Sarjaporttilukijan yhdistäminen

Olet kilpailukeskuksessa ja haluat tarkistaa tai asettaa korttinumeroita osallistujien saapuessa. Sarjaporttilukijalla voit lukea kortteja suoraan ja yhdistää ne osallistujiin.

Osallistujatietojen työkalupalkissa on sarjaporttilukijan painike lukijan yhdistämiseen tai yhteyden katkaisemiseen. Kun yhdistetty, korttien tiedot luetaan automaattisesti ja yhdistetään osallistujiin. Yhteyden tila näkyy painikkeessa.

Hajontakaavion hallinta

Järjestät viesti-tapahtumaa ja sinun täytyy asettaa hajontavariaatiot joukkueille, jotta saman osuuden juoksijat eivät seuraa toisiaan metsässä.

Viesti-tapahtumissa työkalupalkissa näkyy Hajontakaavio-painike. Klikkaa sitä avataksesi hajontakaavion hallinnan, jossa voit satunnaistaa, tuoda ja viedä hajontoja. Katso Hajontakaavio lisätietoja varten.

Lähtöaikojen luominen ja muokkaus

Ilmoittautuminen on sulkeutunut ja sinun täytyy luoda lähtöaikataulu — päättää milloin kukin osallistuja lähtee, missä järjestyksessä ja millä kilpailunumerolla. Täällä luomasi lähtöajat näkyvät Lähtökello-tilassa mobiilissa, jossa lähtöhenkilökunta kutsuu osallistujat lähtöviivalle oikeaan aikaan.

Lähtölistojen julkaisu

Lähtölistojen julkaisupäivämäärä ja ilmoittautumispäivämäärät määritetään tapahtuman muokkausnäkymässä Ilmoittautuminen ja lähtölistat -asetuksissa. Ennen julkaisupäivämäärää osallistujat näkevät olevansa ilmoittautuneita, mutta eivät heille asetettua lähtöaikaa. Katso Tapahtumien luominen ja muokkaus lisätietoja varten.

Lähtöaikojen arpominen

Klikkaa Arvo lähtöaikoja luodaksesi lähtöajat automaattisesti osallistujillesi. Voit määrittää:

• Ensimmäinen lähtöaika — Milloin ensimmäinen osallistuja lähtee. Aseta tämä vastaamaan tapahtuman aikataulua.
• Lähtöväli (sec) — Aika lähtöjen välillä. Yleisiä arvoja: 60 sekuntia sprinttikilpailuissa, 120 sekuntia metsäkilpailuissa joissa on paljon rasteja.
• Viimeinen lähtöaika — Viimeisin sallittu lähtöaika. Järjestelmä ei aseta lähtöjä tämän ajan jälkeen, mikä auttaa pysymään paikkavarauksesi tai päivänvalon rajoissa.

Arvonnan tyyppi

Lähtöaikoja luodessa tai muokatessa voit valita Arvonnan tyypin hallitaksesi osallistujien järjestystä:

Arvonnan tyyppi	Kuvaus
Nykyinen järjestys	Säilytä nykyinen osallistujajärjestys
Satunnainen	Satunnaista lähtöjärjestys
Nimen mukaan	Järjestä aakkosjärjestykseen nimen mukaan
Kilpailunumeron mukaan	Järjestä kilpailunumeron mukaan
Takaa-ajo	Lähtöajat edellisten tulosten perusteella (johtaja lähtee ensimmäisenä)
Painotettu ranking-pisteiden mukaan	Hajota parhaiten sijoittuneet osallistujat lähtölistalle
Edellisen osakilpailun mukaan	Sama lähtöjärjestys kuin edellisessä osakilpailussa
Käännetty edellisestä osakilpailusta	Käänteinen järjestys edellisen osakilpailun tuloksista
Painotettu edellisestä osakilpailusta	Painotettu sekoitus säilyttäen edellisen osakilpailun yleisen järjestyksen
Painotettu käännetty edellisestä osakilpailusta	Painotettu sekoitus kääntäen edellisen osakilpailun yleisen järjestyksen

Vinkki: Tavalliseen paikalliskilpailuun Satunnainen on yleisin valinta. Moniosaisissa tapahtumissa Takaa-ajo tai Käännetty edellisestä osakilpailusta luo jännittävää kilpailua viimeisenä päivänä. Painotettu ranking-pisteiden mukaan hajauttaa vahvat juoksijat lähtöikkunan yli niin etteivät he kaikki lähde yhdessä.

Lähtöaikojen satunnaistaminen

Olet jo luonut lähtöajat mutta haluat sekoittaa järjestyksen tietyille sarjoille — ehkä huomasit että kaksi saman seuran juoksijaa sai peräkkäiset lähdöt.

Klikkaa Arvo valittujen sarjojen lähtöajat sekoittaaksesi lähtöjärjestyksen tietyille sarjoille säilyttäen samat aikavälit.

Lähtöaikojen siirtäminen

Tapahtuma on viivästynyt — ehkä sumu ei ole hälvennyt tai radanrakentaja tarvitsee lisäaikaa. Sinun täytyy siirtää kaikkia lähtöaikoja eteenpäin.

Klikkaa Siirrä lähtöaikoja siirtääksesi kaikkia lähtöaikoja eteen- tai taaksepäin tietyn minuuttimäärän verran. Syötä minuuttimäärä ja klikkaa Toteuta siirto.

Kilpailunumeroiden asettaminen

Olet viimeistellyt lähtölistan ja nyt sinun täytyy asettaa kilpailunumerot, jotta osallistujat voivat noutaa numerolappunsa ilmoittautumisesta.

Klikkaa Aseta kilpailunumerot asettaaksesi kilpailunumerot automaattisesti osallistujille. Voit määrittää ensimmäisen ja viimeisen kilpailunumeron sekä valita sarjat, joille numerot asetetaan.

Lähtökaavion muokkaus

Tarvitset tarkempaa hallintaa lähtökaavioon — eri lähtövälit eri sarjoille, yksittäisten lähtöaikojen säätämistä tai kaavion tuontia taulukkolaskentaohjelmasta.

Klikkaa Muokkaa lähtöaikoja / numeroita avataksesi lähtökaavion muokkausnäkymän. Tämä näkymä näyttää taulukon kaikista sarjoista lähtöaikoineen ja -väleineen.

CSV-tuonti lähtökaaviolle

Voit tuoda lähtökaavioita CSV-tiedostosta vetämällä sen lähtökaaviotaulukon päälle. CSV-muoto on: sarjan nimi, ensimmäinen lähtöaika, lähtöväli sekunteina (ei otsikkoriviä). Esimerkkitiedoston voit ladata muokkausnäkymästä.

H21,10:00,60
D21,10:00,120
H16,10:30,60

AI-lähtökaavio

AI-lähtökaavio on tulossa oleva ominaisuus, jonka avulla voit luoda lähtökaavioita luonnollisen kielen ohjeilla.

Lähtöryhmät

Voit järjestää osallistujat lähtöryhmiin lähtöjen hallintaa varten. Tämä on hyödyllistä kun sinulla on useita lähtöpaikkoja tai haluat ryhmitellä sarjoja jotka jakavat saman lähtöpaikan.

Ei lähteneiden merkitseminen

Lähtöikkuna on umpeutunut ja jotkut osallistujat eivät koskaan saapuneet. Sinun täytyy merkitä heidät, jotta poissaolo näkyy tuloksissa.

Klikkaa Merkitse ei lähteneitä merkitäksesi valitut osallistujat ei lähteneiksi (DNS). Varoitus näytetään, jos jotkut valituista osallistujista ovat jo maastossa tai heillä on tulos.

Korttinumeroiden vaihto

Osallistuja saapuu kilpailukeskukseen ja huomaa unohtaneensa korttinsa, joten hän lainaa sellaisen kaveriltaan tai vuokraa sinulta lainakortin. Sinun täytyy päivittää korttinumero, jotta ajanottojärjestelmä tunnistaa hänet.

Klikkaa Vaihda korttinumeroita päivittääksesi osallistujien korttinumerot. Tämä on hyödyllistä kun osallistujien täytyy vaihtaa korttia ennen tapahtumaa tai sen aikana.

Lähtölistojen tulostaminen

Olet viimeistellyt lähtökaavion ja tarvitset tulostetut listat — yhden kopion lähtöhenkilökunnalle, yhden kilpailukeskuksen ilmoitustaululle ja ehkä yhden kuuluttajalle.

Klikkaa Tulosta lähtölistat tai paina CTRL+P ja valitse haluamasi muoto:

• Lähtölista sarjoittain — Ryhmittää osallistujat sarjan mukaan, yksi sivu per sarja
• Lähtölista minuuteittain — Näyttää osallistujat aikajärjestyksessä lähtöajan mukaan, ryhmiteltynä lähtöpaikan mukaan

Lähtölista sarjoittain

Valittuasi Lähtölista sarjoittain voit halutessasi suodattaa tulostettavat sarjat.

Moniosaisissa tapahtumissa yläosassa näkyy osakilpailuvalitsin. Sarjasuodatin muuttuu osakilpailuvalinnan mukaan:

• Ei osakilpailua valittuna (kaikki osakilpailut) — Sarjasuodatin näyttää päätapahtuman sarjat. Sarjan valitseminen tulostaa kyseisen sarjan kaikista osakilpailuista.
• Tietty osakilpailu valittuna — Sarjasuodatin näyttää osakilpailun omat sarjat. Tämä on hyödyllistä kun osakilpailussa on useita sarjoja samalle yläsarjalle (esim. yläsarja "H21" jaettuna "H21A" ja "H21B" tietyssä osakilpailussa). Voit valita yksittäisiä osakilpailun sarjoja tulostettavaksi.

Jos sarjoja ei ole valittu, kaikki sarjat tulostetaan.

Lähtölista minuuteittain

Valittuasi Lähtölista minuuteittain näkyviin tulee osakilpailuvalitsin (moniosaisissa tapahtumissa ensimmäinen osakilpailu valitaan oletuksena). Voit myös suodattaa lähtöpaikan mukaan.

Lähtöpaikkasuodatin määrittää miten osallistujat ryhmitellään tulosteessa:

• Ei lähtöpaikkoja valittuna (tulosta kaikki) — Kaikki osallistujat tulostetaan yhdelle yhtenäiselle minuuttilistalle riippumatta heidän lähtöpaikastaan. Tämä on hyödyllistä kun haluat yhden yhdistetyn listan kaikista lähdöistä aikajärjestyksessä.
• Tietyt lähtöpaikat valittuna — Vain valittujen lähtöpaikkojen osallistujat tulostetaan, ryhmiteltynä lähtöpaikan mukaan sivunvaihdolla ryhmien välillä.

Ilmoittautumislomakkeen asetukset

Haluat osallistujien ilmoittautuvan verkossa ennen tapahtumaa. Ilmoittautumislomakkeen asetukset — näkyvät ja pakolliset kentät, ilmoittautumispäivämäärät ja osallistujien enimmäismäärä — määritetään tapahtuman muokkausnäkymässä. Katso Tapahtumien luominen ja muokkaus lisätietoja ilmoittautumislomakkeen asetuksista.

Kokonaisuus käytännössä: Lauantaikilpailun valmistelu ilmoittautumisista tulostettuihin lähtölistoihin

Järjestät paikallisen suunnistuskilpailun. Ilmoittautuminen sulkeutui eilen illalla ja sinulla on 85 osallistujaa kuudessa sarjassa. Näin valmistellaan kaikki kilpailupäivää varten.

1. Avaa tapahtuma ja klikkaa Osallistujatiedot nähdäksesi ketkä ovat ilmoittautuneet
2. Tarkista osallistujalista — hae nimillä joiden tiedät olevan mukana varmistaaksesi että tiedot näyttävät oikeilta
3. Muutama myöhäinen ilmoittautuminen tuli sähköpostilla, joten klikkaa Lisää osallistuja (CTRL+N) ja lisää heidät käsin nimellä, sarjalla, seuralla ja korttinumerolla
4. Klikkaa Arvo lähtöaikoja — aseta ensimmäinen lähtö klo 10:00:00, lähtöväli 120 sekuntia ja valitse arvonnan tyypiksi Satunnainen
5. Tarkista luodut ajat — huomaat että kaksi saman seuran juoksijaa lähtee peräkkäin H21-sarjassa, joten klikkaa Arvo valittujen sarjojen lähtöajat ja valitse H21 sekoittaaksesi heidät
6. Klikkaa Aseta kilpailunumerot välillä 1–100 asettaaksesi numerot vastaamaan tulostettuja numeroita
7. Klikkaa Tulosta lähtölistat (CTRL+P) ja valitse Lähtölista sarjoittain — tulosta yksi kopio kilpailukeskuksen ilmoitustaululle
8. Tulosta uudelleen valitsemalla Lähtölista minuuteittain — tämä kopio menee lähtöhenkilökunnalle joka kutsuu osallistujat aikajärjestyksessä
9. Aseta lähtölistojen julkaisupäivämäärä nykyhetkeen (tapahtuman muokkausnäkymässä) jotta osallistujat voivat tarkistaa lähtöaikansa verkossa
10. Kilpailuaamuna osallistuja saapuu ilman korttiaan — käytä Vaihda korttinumeroita asettaaksesi hänelle lainakortin
11. Lähtöikkunan umpeuduttua valitse saapumatta jääneet ja klikkaa Merkitse ei lähteneitä kirjataksesi heidät DNS-tilaan

Luomasi lähtöajat ovat nyt käytössä Lähtökello-tilassa mobiilissa — lähtöhenkilökunta näkee jokaisen osallistujan nimen ja lähtöön jäljellä olevan ajan puhelimellaan tai tabletillaan. Tulokset virtaavat Tapahtumamonitoriin osallistujien tullessa maaliin, ja lopulliset tulokset näkyvät Tulokset-sivulla.